Bürokauffrau/mann (Beschulung im Jahresunterricht)

Bürokaufleute führen alle Büro- und Sekretariatsarbeiten im Verwaltungs- und Organisationsbereich von Betrieben/Unternehmen und Institutionen durch. Sie sind in allen Wirtschaftsbereichen tätig (Industrie, Gewerbe, Handel, Verkehr, Banken, Versicherungen, Wohnungswirtschaft, öffentliche Verwaltung, Land- und Forstwirtschaft). Bürokaufleute sind im Umgang mit EDV und Internet geübt. Außerdem kennen sie den wirtschaftlichen Stellenwert des Unternehmens, bei dem sie beschäftigt sind und verfügen sie über betriebswirtschaftliche und rechtliche Grundkenntnisse.

Bürokaufleute arbeiten in verschiedenen Abteilungen eines Betriebes, wie z.B. im Sekretariat, im Einkauf und der Lagerhaltung, im Personal- und Lohnbüro, im Korrespondenzbüro, in der Buchhaltung und Kostenrechnung, der Fakturenabteilung und Kassa oder im Verkauf und der Versandabteilung.

Je nach Größe des Betriebes sind die Bürokaufleute in einem oder mehreren der angeführten Aufgabenbereiche tätig. In Großbetrieben sind Arbeiten auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt, in Kleinbetrieben sind die Bürokaufleute meist in mehreren Teilbereichen oder in der gesamten Verwaltung und Organisation des Betriebes tätig.

Im Sekretariat führen sie vorwiegend Koordinationsaufgaben durch. Sie übernehmen die Telefonvermittlung und Terminplanung für Vorgesetzte, schreiben Geschäftsbriefe selbständig oder nach Diktat, verfassen Protokolle und Aktenvermerke und bereiten Konferenzen und Sitzungen sowie die dazu benötigten Unterlagen (z.B. Sitzungsprotokolle, Geschäftsberichte, Statistiken) vor.

Im Einkauf ermitteln die Bürokaufleute den benötigten Warenbedarf und kalkulieren die Beschaffungskosten. Sie holen schriftlich oder telefonisch Angebote von Lieferanten ein. Sie ermitteln die günstigsten Beschaffungsmöglichkeiten und führen die Bestellung der Waren durch. Nach der Lieferung überprüfen die Bürokaufleute die gelieferte Ware, kontrollieren die einlangenden Rechnungen und leiten diese an die Buchhaltung weiter.

Im Verkauf erstellen die Bürokaufleute Angebote, nehmen Bestellungen entgegen und arbeiten Lieferverträge aus. Sie führen Kundenkarteien, schreiben Auftragsbestätigungen und stellen Rechnungen aus.

Im Personal- und Lohnbüro erstellen die Bürokaufleute die schriftlichen Unterlagen für Neueinstellungen, Kündigungen, Beförderungen der MitarbeiterInnen des Betriebes und stellen Krankenscheine aus. Außerdem berechnen sie auf Grund von Stundennachweisen und Lohnlisten Löhne und Gehälter der im Betrieb beschäftigten ArbeitnehmerInnen unter Beachtung der einzubehaltenden gesetzlichen Abzüge (z.B. Lohnsteuer, Sozialversicherung). Sie überweisen die Löhne und Gehälter an die Beschäftigten oder zahlen sie (in Kleinbetrieben) persönlich aus. Gesetzliche Abzüge führen sie an die Krankenkasse, Pensionsversicherungsanstalt oder das Finanzamt ab.

In der Buchhaltung erstellen die Bürokaufleute die Grundlagen für das kaufmännische Rechnungswesen eines Betriebes. Sie verbuchen die mit einem Geschäftsfall verbundenen Belege (z.B. Wareneingangsbestätigung, Kassazettel, Lohnzahlungen) auf verschiedene Konten (z.B. Lieferantenkonto, Kassakonto, Anlage- und Vermögenskonto). Sie erfassen dadurch alle Geschäftsvorgänge und zeichnen die Veränderungen des Betriebsvermögens systematisch auf.

Durch die Möglichkeiten elektronischer Datenerfassung, Datenspeicherung und Datenverarbeitung können viele Routineaufgaben der Bürokaufleute in den Bereichen Ein-, Verkauf und Lagerung, Korrespondenz, Lohn- und Gehaltsverrechnung sowie Buchhaltung unter Anwendung von EDV-Anlagen teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt werden.